伍涵筠律師[1]
一、新規範說明
一般而言，外國公司在台投資之組織型態，依其欲從事之業務範圍，可分為子公司、在台分公司，以及代表人辦事處，並有相應須遵循之登記程序及所需文件。由於外國公司在台辦事處僅得從事「業務上之法律行為」，例如簽約、投標、報價、採購、議價等，不可以從事營業行為，故如外國公司辦事處擬擴大在台可從事之商業行為，而欲轉為分公司之組織型態，過往需申請廢止原辦事處之登記，並同時併案申請分公司之登記。而於110年4月23日開始，經濟部發布「公司登記辦法」新修訂第5條之附表六，增訂「辦事處轉換為分公司 」之程序及相關應備文件，此後辦事處可直接轉換為分公司，相關申請程序可望簡化並可降低轉換成本。
二、主要申請差異
檢視附表六之「辦事處轉換為分公司」欄位，程序上應檢附之文件相較於新設分公司而言，雖僅有免附「法人資格證明文件影本」一項，然參考經濟部之修法說明，選擇將辦事處轉換為分公司之外國公司，「無須申請廢止原辦事處登記同時併案辦理分公司設立登記，且可沿用原統一編號，以降低外國公司因聘雇員工及其勞、健保期間計算等轉換成本」。以下謹說明新規範上路後可簡化之程序：
(一) 勞健保轉換問題
以往於「廢止辦事處併案申請分公司」之程序下，由於事業體統一編號已變更，皆須先廢止原投保單位（此處即「辦事處」），再申請新投保單位（此處即「分公司」），故申報人需分別填報「勞保、勞退、健保三合一表格」之「退保」與「加保」申報表。
於健保部分，申請人尚可於申報表中表明此為同一事業體，並註明自原投保單位轉出日期，則轉入新投保單位日期後，健保期間即可回溯至轉出日，不會有中斷問題；惟於勞保部分，因涉及勞保年金給付問題，勞保單位原則上會分別以送件之郵戳當日，為「原投保單位勞保最後一日」及「新投保單位開始轉保日」。故如要避免勞保中斷情形，申報人於申報退保後，建議應同時［仍會有重複收取同一日保費情形)或隔日加保至新投保單位，才不會有勞保中斷問題。
至於新規範下，如沿用原統一編號，可簡化勞、健保轉換之程序。由於事業單位之統一編號未變更，故此種「辦事處轉分公司」之情形僅屬於投保單位變更情形，只要檢附三合一表格之「投保單位變更事項申請書」即可，並無過往轉出舊投保單位，再轉入新投保單位之問題，程序上相對簡化許多，亦無期間中斷之困擾。
(二) 勞退新舊制適用問題
勞工退休金條例於2005年上路後，勞工退休金即有新舊制適用之不同。依勞動基準法辦理之勞退舊制，勞退準備金係由事業單位提撥至由事業單位設立之勞工退休準備金專戶；依勞工退新金條例辦理之勞退新制，雇主所提撥之勞退準備金則專屬勞工個人之勞工退休金專戶。
由於「廢止辦事處併案申請分公司」之程序，有新舊事業投保單位之不同，故針對勞退新舊制之適用，即有疑義。理論上此種情形應屬於勞動基準法第20條所述之事業單位改組情形，對於仍留用而適用勞退舊制之勞工，應以下述方式辦理：
1. 「適用舊制」之勞工：分公司如原先無勞工退休準備金專戶，應設立新專戶後，再由分公司作為新事業單位，申請移撥舊事業單位（即辦事處）之退休準備金；
2. 「有辦理舊制轉新制（即新舊制皆有適用）」之勞工：依照勞工退休金條例第11條規定。於新制勞退條例於2005年施行前即有適用舊制勞基法之勞工，適用新制後其舊制年資仍保留，並於符合勞動基準法第53、54條規定之舊制退休條件時，發給其舊制年資部分之退休金；如未符退休條件，亦可依勞工退休金條例第11條第3項規定，由勞雇雙方協商約定結清年資，惟該結清年資非屬強制規定，仍需視勞雇雙方之意願而定。
然各縣市勞工局對於「廢止辦事處併案申請分公司」時，勞退新舊制之適用問題仍有不同做法，實務上亦有縣市勞工局認為，此種情形仍需要關閉舊制專戶，並於關閉專戶前，就已符退休條件之勞工給付退休金；未符退休條件之員工，則須取得其同意轉換為新制，並就其舊制年金另行約定給付內容及方式。
相較而言，如係「辦事處轉分公司」之情形，由於統一編號、勞工專戶戶號不變，僅屬於投保單位變更情形，只要檢附前述三合一表格之「投保單位變更事項申請書」即可，並無轉出轉入問題。
三、辦事處之銀行帳戶可否直接轉換為分公司之銀行帳戶？
不論是申請設立分公司，或是「辦事處轉換為分公司」，應附書表都包含「在中華民國境內營運資金之匯入匯款通知書影本、買匯水單影本」，參考經濟部2006年函釋，如能提供當時由總公司匯予辦事處之匯款證明，及該筆款項動用後餘額證明，亦可准許由辦事處將其結餘款項轉作在臺分公司所需之營運資金，此時即無須檢附前述之匯款通知書及買匯水單。
實務上較有疑義者係，如外國公司已設有辦事處之銀行帳戶，於新規範下，是否可將該銀行帳戶直接轉換為分公司銀行帳戶？由於銀行帳戶之開設除涉及經濟部之審查範圍外，亦應受各銀行金管制度之規範，「辦事處轉換為分公司」之程序，依修法說明可知，其目的僅係在於減省廢止辦事處之程序，及減少員工移轉（包含勞、健保）之障礙，除保留公司統一編號不變及免附法人資格證明文件外，其他程序仍與設立分公司之程序相同，故除非後續有明文簡化規定，否則辦事處轉換為分公司，仍有再申請開設分公司籌備處銀行帳戶之必要。
[1]作者為理慈國際科技法律事務所律師，惟本文內容為個人意見，不代表事務所立場。